Grip op je geld: een financieel gezond bedrijf èn rust in je hoofd

De boekhouding. Altijd een gedoe... Herkenbaar? Je bent niet de enige. “De meeste zelfstandigen worstelen met de financiën. Breng je zaken een keer goed op orde, daar heb je de rest van je leven profijt van”, adviseert financieel coach en Con Amore-docent Margreet Roels. Onze journalist Marijke van der Linde volgt een miniworkshop.

Op mijn tafel liggen 20 rozijntjes en twee formulieren met de vakken ‘omzet’, ’kosten’, ‘inkomstenbelasting’, ‘buffer’ en ‘privé’. “We gaan eens kijken hoe het met jouw financiële inzicht is gesteld”, lacht een virtuele Margreet, Corona-proof via de zoom-verbinding. “Nou, ik ben heel benieuwd”, zeg ik, een tikkeltje zenuwachtig.  De rozijntjes (kunnen ook muntjes of steentjes zijn) vertegenwoordigen waarden. Is je jaaromzet bijvoorbeeld € 20.000,- ? Dan is een rozijn € 1000,- waard (was het maar echt zo…).

Inzicht in je boekhouding

“Neem je omzet van vorig jaar in gedachten en rond het bedrag op € 10.000,- naar boven af.”“Uhm. Ik heb geen idee wat mijn omzet was”, zeg ik enigszins beschaamd.

“Kijk, financieel inzicht. Geeft niet hè! Het is misschien confronterend, maar hier gaat het om. Doe maar een gok. Nu mag je de rozijntjes verdelen over je kosten, belasting, buffer en privé. Dat doe je voor afgelopen en komend jaar. En je mag niet spieken in je boekhouding”, lacht de coach. “Poeh, lastig, vooral voor komend jaar!”, roep ik en schuif heen en weer met de rozijntjes, totdat ik denk dat ik ongeveer goed zit. “Kijk nu maar eens goed naar de formulieren. Wat is de verhouding tussen je omzet en kosten? En heb je een buffer?"Ik heb geen idee wat ik moet denken over de verhouding tussen omzet en kosten. En de vakjes ‘buffer’ zijn leeg.

“Leg dit jaar een rozijn bij buffer”, adviseert Margreet. Vervolgens deelt ze haar scherm met mij. “Kijk, dit zijn percentages van een financieel gezond bedrijf met een omzet van € 50.000,- per jaar.”

Buffer

Met deze inkomsten is het slim om de helft van je omzet apart te zetten voor privé en de andere helft te investeren in je bedrijf en te bewaren voor de Belastingdienst. Zo houd je je kosten onder controle en spaar je voor onvoorziene uitgaven: je pensioen, een gecrashte laptop of ontbrekend inkomen door bijvoorbeeld Corona-maatregelen.

“Veel zelfstandigen krijgen momenteel een TOZO, maar dat is geen vetpot. Met een buffer kun je faillissement voorkomen”, legt Margreet uit. De percentages verschillen per bedrijf en zijn afhankelijk van je inkomsten.

Terug naar de formulieren. “Het eerste formulier kun je straks naast je boekhouding leggen. Kijk dan in hoeverre je inzicht hebt in je eigen financiën en of de verhoudingen gezond zijn. Met het tweede formulier kun je zwart op wit zetten hoe jij komend jaar met je geld om wilt gaan”, vertelt Margreet.

“Ik ben altijd zo gefocust op mijn schrijfwerk, dat ik hier dus helemaal niet bij stil sta. Maar het is zeker waardevol om dat te doen”, zeg ik.

“Dat is mooi! Met meer inzicht ga je automatisch beter met je geld om. En dat is ontzettend belangrijk. Geld is de levensader van je bedrijf. Zonder ga je failliet. Om succesvol te zijn moet je overzicht bewaren, inzicht hebben in de financiële stromen en toekomstgericht ondernemen”, zegt de financieel coach.

Vier soorten winst

“Laten we nu kijken naar het begrip ‘winst’. Wat betekent dat voor jou?”, gaat ze verder. 
“Uhm, even denken. Winst is wat ik overhoud als ik alle uitgaven eraf heb gehaald”, gok ik.
“Dat is honderd procent zoals iedere ZZP’er erover denkt. Maar dan ben je er nog lang niet.”

Je hebt blijkbaar vier soorten winst. Best een ingewikkeld verhaal. In haar nascholing licht Margreet het allemaal toe, maar waar het op neer komt: naast je uitgaven gaan er ook nog jaarlijkse boekingen vanaf, zoals een laptop, die je in vijf jaar tijd afschrijft. “En wat dacht je van je inkomstenbelasting? En het geld dat je gebruikt voor investeringen, buffer en privé?”, vraagt Margreet. 

Ik ben er even stil van.
“Dat is best schrikken he?”
“Nou, dat er zoveel kosten nog vanaf gaan… Wel heel belangrijk om te weten. Anders reken je jezelf rijk, terwijl je dat niet bent”, zeg ik. 

BTW

“Precies. Laten we even hebben over de BTW. Hoe voelt dat voor jou? Betaal je dat of draag je het af?” 

“Beiden”, antwoord ik.
“Is het jouw geld?”
“Zo voelt het wel."
Weet je hoe de BTW in elkaar zit?
“Ja, zo ongeveer.” 

“In een notendop: verkoop je een dienst voor € 1000,-, dan betaal je € 210,- BTW en factureer je aan je klant € 1210,-. Maar die € 210,- die binnenkomt is van de Belastingdienst. Het voelt waarschijnlijk alsof het van jou is, omdat het geld op je ontvangstrekening komt te staan.”

Margreets advies: open een aparte rekening voor de BTW. Op die rekening zet je ook geld voor de inkomstenbelasting. “Zo voelt het niet alsof het jouw geld is en heb je altijd voldoende wanneer je moet afdragen.”

Zes bankrekeningen

“Ok Margreet, kom maar door met die tips!”, roep ik.

“Goed! Open daarnaast nog vier rekeningen: een voor kosten, een voor investeringen, een voor privé en een voor buffer.” Margreet vertelt dat je bij sommige banken voordelig meerdere rekeningen opent. Een keer per week maak je geld over naar de verschillende rekeningen en een keer per maand maak je geld over naar je privérekening. “Dan weet je waar je zakelijk en privé aan toe bent.”

“Zes bankrekeningen openen? Daar heb ik nog nooit aan gedacht. Het klinkt heel erg overzichtelijk.”

“Dat is het ook! Het zorgt voor rust in je hoofd.” Haar advies: een keer per week kijk je op bankapp wat er op je betaalrekening staat. Van dit bedrag maak je een percentage over naar privé, belasting, buffer, enzovoort.

“Ik heb een speciaal excel-sheet ontwikkeld, met richtlijnen voor percentages, die kun je downloaden uit mijn boek Zo bouw ik als ondernemer een buffer op . Ook tijdens de 2-daagse cursus die ik bij Con Amore geef; 'Grip op je financiën', gaan we hier samen mee aan de slag.”

Een boekhoudprogramma

Ook een boekhoudprogramma is volgens de financieel coach onmisbaar. “Een kwestie van eenmalige opstartkosten en een keer goed inrichten. Je houdt dan alles zelf eenvoudig bij: uren, kilometers, bonnetjes, facturen. Is het tijd om BTW-aangifte te doen? Met een druk op de knop ben je klaar.”

Nog een tip van Margreet: “Heb je financiële vragen? Stel ze aan een deskundige. Ik zie vaak dat zelfstandigen elkaar op social media verkeerd advies geven, met de allerbeste bedoelingen natuurlijk. Maar het maakt echt uit wie je informatie geeft.” Ze geeft als voorbeeld de misvatting over de KOR (Kleine Ondernemings Regeling), waarvan je gebruik kunt maken als je minder dan € 20.000 omzet maakt.

“Vaak adviseren zelfstandigen elkaar om daar gebruik van te maken. Het voordeel van deze regeling is dat je geen BTW-aangifte hoeft te doen en dat scheelt administratie. Maar als ik een factuur krijg van een ondernemer die geen BTW berekent, dan weet ik ‘dit is een klein bedrijf’. Is dat wat je wil uitstralen? Bovendien is het financieel gezien ongunstig, want je kunt geen BTW aftrekken over de kosten die je maakt.”

Zo wordt het leuk

“Ik krijg zowaar een beetje zin om aan mijn administratie werken Margreet. Je maakt het heel eenvoudig en overzichtelijk. Het wordt zelfs leuk.”

“En dat is nou precies de bedoeling. Het financiële gedeelte van je bedrijf kost onbewust heel veel energie. Personeel uitbetalen, een pensioen bouwen, BTW afdragen, geld reserveren om te investeren: ongemerkt ben je er iedere dag mee bezig.

Houd je boekhouding daarom strak bij, daarmee creëer je rust en ruimte om te doen waar je goed in bent: je product of dienst leveren. Dat kan in mijn opinie alleen als je het leuk vindt om te doen. En dat vind je alleen als je weet wat er gebeurt.” 

“Ja, want als ik iets niet begrijp, en dat komt vaak voor als het om financiën gaat, denk ik: laat maar.”

“Dat gebeurt bij veel zelfstandigen. Je wordt vaak overspoeld door taken: ondernemen vraagt veel van je. Maar ik ben ervan overtuigd dat het leuker is als je grip hebt op je financiën. Zet je boekhouding een keer goed op de rit, daar heb je de rest van je leven plezier van.”

Meer leren? Margreet geeft een 2-daagse cursus voor zelfstandig ondernemers;
'Grip op je financiën'

Dit artikel is geschreven door: